为了适应我院档案工作发展的需要，实现学院档案实体分类、编号、排架、检索的标准化和规范化。根据《高等学校档案实体分类法》，结合学院档案资料的实际情况及原分类方案试运行情况，对原方案进行修订，现已完成。凡原方案与现方案有冲突的以本方案为准。
方案采用“年度---保管期限---机构（问题）代码”分类方法。
一、档案实体分类及标识符号
（一）一级类目的划分与标识
一级类目是我院档案实体分类的最高层位。根据我院档案产生的领域范畴，结合档案记述的内容性质，确定为十三个一级类目。类目代号采用类目主词汉语拼音的第一个字母标识，其名称、标识符号和主要内容如下：
1.文书--WS：主要包括学院党群、行政职能部门在工作中形成的文件材料。
2.学籍--XJ：主要包括学生学籍卡、学生成绩册、优秀毕业生论文（设计）等。
3.科研--KY：主要包括科学研究管理和科学研究实践活动中形成的文件材料。
4.基建--JJ：主要包括基本建设管理和建设项目活动中形成的文件材料。
5.财会--CK：主要包括会计核算活动中形成的文件材料。
6.仪器设备--SB：主要包括价值十万元以上的仪器设备。其中申请购置、开箱验收、安装、调试、报废等环节形成的文件材料。
7.声像--SX：主要包括学院在各项活动中形成的或学院外部形成与学院有关的有保存价值的录音、录像、照片、光盘、磁盘等声像材料。
8.实物--SW：主要包括学院在各项活动中形成的或在对外交流中形成的有保存价值的实物。
9.出版--CB：主要包括出版活动中形成的文件材料。
10.产品生产与科技开发--CP：主要包括自行设计、自行研制经鉴定为合格产品形成的文件材料。
11.专利—ZL：主要包括专利证书、授权通知书、说明书等材料。
12.合同—HT：主要包括各部门签订的采购合同、框架协议及台账。
13.教师—JS：主要包括各教学部门教职工的获奖荣誉、科研论文等信息的教师业务档案。
（二）二级类目的设置和标识
二级类目是对一级类目的细分。细分的标准是根据该档案的形成规律和特点，结合档案记述和反映的内容性质，进行设置。二级类目的标识，采用部门名称首字母大写，如党政办DZB、组织部ZZB等。
（三）三级类目的标识、扩展与类目的连接
三级类目的标识采用“自然数系列”。即依次标识为1、2、3……，以区分不同的档案内容。类目之间，一级与二级类目之间直接相连；二级与三级类目之间用连接号“.”连接。
二、档号的编制
档号是存取档案的代号，排架的依据。反映我院档案的分类体系和物理位置。档号的编制必须符合唯一性、合理性、稳定性的要求，即所有的档案不得重号；方便插卷，并有充分的扩展余地，能适应计算机管理的需要；不能随意变动，保持相对稳定。
（一）档号的结构及标识：
档号的编制采用阿拉伯数字和汉语拼音想结合进行编码，档号由全宗号、年度号、保管期限、类目号、件号（案卷号）五个部分组成。
1.全宗号：采用流水顺序编号。当档案室库藏档案超过2个全宗时，必须标识全宗号。
2.年度号：由四位阿拉伯数字组成。如：2019
3.保管期限：采用保管期限的简称，如永久为“Y”，定期30年为“D30”，定期10年为“D10”；
4.类目号：是档号的主体，一般由部门代号组成。如：党政办文书类文件，标识为：DZB
5.件号：采用阿拉伯数字标识，按“件”的顺序编写流水号。归档文件进室以前，各部门将完成系列整理的归档材料交档案室审核时，由档案室统一给定档案盒编号。
档号的模式：全宗号+年度号+保管期限+类目号+件号（案卷号）；由于我院只有一个全宗号1，在编写档号时可以省略不写。
例如：
①2020年永久保存的人事处档案第2件
标识为：2020—Y—RSC—2
②2020年30年保存的化学工程学院档案第5件
标识为：2020—D30—HGXY—5
6.案卷号或件号：文书档案、声像档案、实物档案、合同档案以件为单位，其档号的最低层位为“件号”；学藉、财会、基建、科研等其他档案以案卷为单位，其档号的最低层位为“案卷号”。件号或案卷号均采用流水顺序编号，以阿拉伯数字标识，中间不可空号。
7.档案实体排列：按年度—类目—盒号的顺序上架排列。
分类主表
1.WS—文书类
|
类目号 |
部门 |
|
DZB |
党委办公室、院长办公室（合署） |
|
ZZB |
党委组织部、党委统战部、党校 |
|
XCB |
党委宣传部 |
|
JW |
纪委办公室、执纪审查室 |
|
GH/LTB |
工会、关工委办公室、退休工作办公室（合署） |
|
TW |
团委 |
|
XGC |
党委学生工作部、党委武装部、学工处、大学生就业指导服务中心（合署） |
|
RSC |
党委教师工作部、人事处（合署） |
|
JWC |
教务处 |
|
SJC |
审计处 |
|
KJC |
科技处 |
|
FGB |
“双高”建设办公室、高等职业教育研究与质量评估办公室、发展改革办公室（合署） |
|
CJB |
产教融合办公室 |
|
CWC |
财务处 |
|
GZC |
国有资产管理处、资产经营有限公司 |
|
BWC |
保卫处 |
|
FLH |
妇女联合会 |
|
HGXY |
化学工程学院 |
|
JDXY |
机电工程学院 |
|
XXXY |
信息工程学院 |
|
CLXY |
材料工程学院 |
|
GSXY |
工商管理学院 |
|
JZXY |
建筑工程学院 |
|
JCB/TYB |
基础课教学部、体育与艺术教学部（合署） |
|
MY |
马克思主义学院 |
|
CXCY |
创新创业教育学院 |
|
GJXY |
国际教育学院 |
|
WSB |
外事（港澳台）办公室 |
|
QCXY |
汽车工程学院 |
|
JJY |
继续教育学院、教育培训处 |
|
ZSB |
招生办公室 |
|
XYJS |
新沂学院建设办公室 |
|
XJZX |
现代教育技术中心 |
|
TWZX |
图文中心（综合档案室） |
|
HQ |
后勤服务中心 |
|
WSS |
卫生所 |
|
KJY |
大学科技园有限公司 |
|
JSZX |
技术服务中心有限公司 |
2.XJ—学籍类
(1)XJ12学籍卡
XJ12.1化学工程学院
XJ12.2机电工程学院
XJ12.3信息工程学院
XJ12.4材料工程学院
XJ12.5建筑工程学院
XJ12.6工商管理学院
XJ12.7国际教育学院
XJ12.8继续教育学院
XJ12.9汽车工程学院
(2)XJ14优秀毕业论文（设计）
XJ14.1化学工程学院
XJ14.2机电工程学院
XJ14.3信息工程学院
XJ14.4材料工程学院
XJ14.5建筑工程学院
XJ14.6工商管理学院
XJ14.7国际教育学院
XJ14.8继续教育学院
XJ14.9汽车工程学院
3.KY—科学研究类
KY12科学技术研究
KY13教育教学管理研究
4.JJ—基本建设类
JJ11综合
JJ12教学楼
JJ13宿舍楼
JJ14食堂
JJ15其他
注：1.此分类按综合性大型工程项目分类，仅用于新校区群体建设项目，增设综合类JJ11。
2.单项工程按建设项目分类，不设综合类。
5.CK—财会类
(1)CK12会计凭证
.1行政
.2基建
.3工会
.4后勤服务公司
.5橡塑制品厂
.6综合服务公司
.7党费
.9技术转移中心
.10教育发展基金会
.11继教院
(2)CK13会计账薄
.1行政
.2基建
.3工会
.4后勤服务公司
.5橡塑制品厂
.6综合服务公司
.7党费
.9技术转移中心
.10教育发展基金会
.11继教院
(3)CK14会计报表
.1行政
.2基建
.3工会
.4后勤服务公司
.5橡塑制品厂
.6综合服务公司
.7党费
.9技术转移中心
.10教育发展基金会
.11继教院
(4)CK15工资清单
6.SB—仪器设备
SB12教学设备
SB13行政设备
7.SX—声像类
(1)SX12照片
.1重要活动
.2重要人物
.3外事往来
.4校园建设
.5文体活动
.6毕业生照
.7教学与实践
.8其他
(2)SX13录像带
(3)SX14光盘
(4)SX15录音带
(5)SX16幻灯片
8.SW—实物类
(1)SW12荣誉
.1奖状（证书）
.2奖牌
.3奖杯
.4锦旗
.5其他
(2)SW13赠品
(3)SW14印章、徽章
(4)SW15其他
9.CB—出版类
CB12刊物
10.CP—产品开发与科技开发
CP12产品项目
11．ZL—专利类
(1)ZL12发明专利
(2)ZL13实用新型专利
(3)ZL14外观设计专利
12.HT—合同
13.JS—教师业务档案
JS12.01化学工程学院
JS12.02机电工程学院
JS12.03信息工程学院
JS12.04材料工程学院
JS12.05建筑工程学院
JS12.06工商管理学院
JS12.07国际教育学院
JS12.09汽车工程学院
JS12.10体艺部
JS12.11基础教学部
JS12.12马克思主义学院
JS12.13创新创业教育学院
附：1、档案管理系统机构代码及用户名
2、基建档案分类对照表
3、文书档案归档章填写内容式样
徐州工业职业技术学院
二0二0年一月六日
档案管理系统机构代码及用户名
|
序号 |
部门 |
机构代码 |
用户名 |
|
1 |
党委办公室、院长办公室（合署） |
DZB |
dzb |
|
2 |
党委组织部、党委统战部、党校 |
ZZB |
zzb |
|
3 |
党委宣传部 |
XCB |
xcb |
|
4 |
纪委办公室、执纪审查室 |
JW |
jw |
|
5 |
工会、关工委办公室、退休工作办公室（合署） |
GH/LTB |
Gh/ltb |
|
6 |
团委 |
TW |
tw |
|
7 |
党委学生工作部、党委武装部、学工处、大学生就业指导服务中心（合署） |
XGC |
xgc |
|
8 |
党委教师工作部、人事处（合署） |
RSC |
rsc |
|
9 |
教务处 |
JWC |
jwc |
|
10 |
审计处 |
SJC |
sjc |
|
11 |
科技处 |
KJC |
kjc |
|
12 |
“双高”建设办公室、高等职业教育研究与质量评估办公室、发展改革办公室（合署） |
FGB |
fgb |
|
13 |
产教融合办公室 |
CJB |
cjb |
|
14 |
财务处 |
CWC |
cwc |
|
15 |
国有资产管理处、资产经营有限公司 |
GZC |
gzc |
|
16 |
保卫处 |
BWC |
bwc |
|
07 |
妇女联合会 |
FLH |
flh |
|
18 |
化学工程学院 |
HGXY |
hgxy |
|
19 |
机电工程学院 |
JDXY |
jdxy |
|
20 |
信息工程学院 |
XXXY |
xxxy |
|
21 |
材料工程学院 |
CLXY |
clxy |
|
22 |
工商管理学院 |
GSXY |
gsxy |
|
23 |
建筑工程学院 |
JZXY |
jzxy |
|
24 |
基础课教学部、体育与艺术教学部（合署） |
JCB/TYB |
jcb/tyb |
|
25 |
马克思主义学院 |
MY |
my |
|
26 |
创新创业教育学院 |
CXCY |
cxcy |
|
27 |
国际教育学院 |
GJXY |
gjxy |
|
28 |
外事（港澳台）办公室 |
WSB |
wsb |
|
29 |
汽车工程学院 |
QCXY |
qcxy |
|
30 |
继续教育学院、教育培训处 |
JJY |
jjy |
|
31 |
招生办公室 |
ZSB |
zsb |
|
32 |
新沂学院建设办公室 |
XYJS |
zyjs |
|
33 |
现代教育技术中心 |
XJZX |
xjzx |
|
34 |
图文中心（综合档案室） |
TWZX |
twzx |
|
35 |
后勤服务中心 |
HQ |
hq |
|
36 |
卫生所 |
WSS |
wss |
|
37 |
大学科技园有限公司 |
KJY |
kjy |
|
38 |
技术服务中心有限公司 |
JSZX |
jszy |
基建档案分类对照表
|
分类号 |
名称 |
建筑物标识 |
|
JJ11.(1) |
一期建设工程综合 |
|
|
JJ11.(2) |
二期建设工程综合 |
|
|
JJ12.1 |
第一教学楼 |
B01 |
|
JJ12.2 |
化学工程系(原环境楼) |
B02 |
|
化学工程系(原化工楼) |
B03 |
|
|
JJ12.3 |
材料工程系(原材料楼) |
B04 |
|
信电工程系(原食品楼) |
B05 |
|
|
JJ12.4 |
机电工程系(原机电楼) |
B06 |
|
JJ12.5 |
管理工程系(原7#实验楼南楼） |
B07 |
|
环境工程系(原7#实验楼北楼） |
B08 |
|
|
JJ12.6 |
（6#实验楼） |
B09 |
|
JJ13.1 |
第一学生公寓(1#宿舍楼) |
C01 |
|
JJ13.2 |
第二学生公寓(2#宿舍楼) |
C02 |
|
JJ13.3 |
第三学生公寓(3#宿舍楼) |
C03 |
|
JJ13.4 |
第四学生公寓(4#宿舍楼) |
C04 |
|
JJ13.5 |
第五学生公寓(13#宿舍北楼） |
C05 |
|
第六学生公寓(13#宿舍南楼） |
C06 |
|
|
JJ13.6 |
第七学生公寓(14#宿舍北楼） |
C07 |
|
第八学生公寓(14#宿舍南楼） |
C08 |
|
|
JJ13.7 |
第九学生公寓(15#宿舍楼) |
C09 |
|
JJ13.8 |
第十学生公寓（11#宿舍楼） |
C10 |
|
JJ13.9 |
第十一学生公寓（12#宿舍楼） |
C11 |
|
JJ13.10 |
青年教师公寓 |
|
|
JJ14.1 |
第一食堂(一期食堂) |
D01 |
|
JJ14.2 |
第二食堂及浴室(17#楼) |
D02 |
|
JJ14.3 |
第三食堂 |
|
|
JJ15.1 |
行政办公楼(4#楼) |
A01 |
|
JJ15.2 |
东大门 |
A02 |
|
JJ15.3 |
西大门 |
A03 |
|
JJ15.4 |
学术报告厅 |
B11 |
|
JJ15.5 |
图书馆(3#楼) |
B10 |
|
JJ15.6 |
体育馆（9#楼） |
B09 |
|
JJ15.7 |
体育场 |
|
|
JJ15.8 |
一期配电室 |
E06 |
|
JJ15.9 |
二期配电室（一） |
E07 |
|
JJ15.10 |
锅炉房 |
E08 |
|
JJ15.11 |
水泵房及配电室（31#建筑物） |
E05 |
|
JJ15.12 |
绿化 |
|
|
JJ15.13 |
道路 |
|
|
JJ15.14 |
管网 |
|
|
JJ16 |
大学科技园 |
|
JJ11综合
JJ12教学楼
JJ13宿舍楼
JJ14食堂
JJ15其他
JJ16大学科技园
文书档案归档章式样
|
（全宗号） |
（门类年度） |
（件号） |
|
（机构代码） |
（保管期限） |
（页数） |
审核：雷水旺
